一步步教你完成WPS多人协作审阅与修订

功能定位：从“单人修订”到“分支级审阅”

2025.SP2 之后，WPS 把“修订”拆成两条独立管线：①实时协同痕迹（光标级多写）；②分支审阅（显式创建 Review Branch）。前者适合日报、方案等高频小改；后者用于合同、标书等“必须留痕且可回退”的场景。两条管线共用同一底层差异算法，因此可在 80 ms 内完成冲突合并，经验性观察：200 人同时编辑 1 万行表格，冲突率 < 0.3%。

如果你曾在 2024 及更早版本里找不到“接受修订”按钮，是因为旧版把修订与批注混在“审阅”页签。2025.SP2 起，桌面端顶部出现独立“协作”页签，移动端则下沉到“工具→协作套件”。迁移时务必确认文件已存入云盘，否则分支功能呈灰色不可点。

从“单人修订”到“分支级审阅”的跃迁，本质是把 Git 式的“显式分支”引入 Office 场景：任何人都能在开分支那一刻获得“时间胶囊”，后续合并、回退、审计都有迹可循。对组织而言，这意味着法务、财务、合规三线可在同一文件内并行作业，却互不干扰；对个体而言，则免去了“谁覆盖了谁”的扯皮成本。

版本差异速览：2024 → 2025.SP2 → 2026 展望

对比项	2024 稳定版	2025.SP2	2026 内测（经验性观察）
最大并发	100 人	2000 人	宣称 5000 人
分支回退	不支持	支持 64 个分支	预计 128 个分支
国密加密	手动插件	一键切换	默认本地容器

升级路径：个人文档在 2024 版产生的 .docx 可直接用 2025.SP2 打开，但“旧批注”会被标记为 Legacy Comment，无法使用 AI 摘要。解决方法是：打开后点击“协作→兼容工具→批量升级批注”，系统会在后台生成新版本，耗时约 1 s/百条批注。

2025.SP2 的“64 分支”上限看似宽裕，但对大型券商招股书、央企 ESG 报告这类“百人群审”场景仍可能捉襟见肘；若 2026 内测的 128 分支落地，再叠加“默认本地容器”的国密加密，理论上可满足监管最严格的“双人双岗、留痕溯源”要求。

一分钟上手：创建你的第一个审阅分支

桌面端（Windows/Mac）

1. 打开云盘文件，确认右上角状态为“已同步”。
2. 顶部菜单点“协作→审阅分支→新建分支”，命名如“法务一审”。
3. 在右侧浮窗设置“可写角色”与“截止期限”。
4. 点击“生成链接”复制给审阅人。

命名建议采用“部门+轮次+日期”三段式，如“财务-R2-0712”，方便后续 AI 生成差异报告时自动归类。

移动端（Android/iOS）

1. 进入 WPS App，打开同一份云文档。
2. 底部工具栏左滑到“协作”面板，点“审阅分支”。
3. 由于屏幕限制，权限设置被折叠到“高级→权限模板”，可选“仅批注”或“可改可批”。
4. 点“分享”自动调用系统分享条，支持微信、钉钉、飞书。

权限分级：谁能改？谁能看？

2025.SP2 提供 5 级颗粒度：①所有者 ②可改可批 ③仅批注 ④仅阅读 ⑤匿名预览。经验性观察：当分支成员 > 50 人时，把 80% 的人设为“仅批注”可把冲突率再降一半。设置入口：桌面端“协作→权限面板”；移动端“高级→权限模板”。

需要注意：匿名预览链接默认 7 天失效，且无法追踪到具体邮箱。若你所在行业需留痕（证券、医药），务必关闭“允许匿名”。

示例：某 A 股招股书项目把外部评估机构设为“仅批注”，内部投行、律师、会计师设为“可改可批”，最终 137 人并行审阅，冲突率 0.12%，低于经验阈值 0.3%。

AI 批注：一键总结 200 条意见

在任意分支内，点“AI 助手→批注总结”，模型会在 5 秒内返回三段式报告：①高频问题 Top10 ②情绪分布 ③修改建议。经验性观察：当批注语言混用中英时，总结准确率约 92%，可在提示词尾部加“输出简体中文”强制对齐。

若批注总量超过 3000 条，系统会提示“分段总结”。此时可按章节拆分为多次调用，再人工拼接，避免超时。

版本冲突：三色标识与一键合并

当两位审阅人同时改到同一句，WPS 会用红、黄、蓝角标叠加显示。红色=段落级冲突；黄色=格式冲突；蓝色=批注重叠。点“冲突→一键合并”后，系统按“时间戳最新”为默认胜出，但允许作者在侧边栏二次挑拣。

经验性观察：弱网（<100 kbps）下，冲突提示可能延迟 8–12 秒，此时若继续打字，会出现“循环覆盖”。缓解办法：开启“离线缓存模式”，等网络稳定后再批量上传。

示例：在高铁上用手机批注，信号抖动导致同一行被反复覆盖 3 次，开启离线缓存后，合并窗口集中弹出，一次性解决，避免“覆盖链”继续延长。

回退与快照：三步找回被删段落

1. 顶部“协作→版本快照→查看全部”。
2. 按时间轴或分支名筛选，点“对比”可高亮差异。
3. 确认后点“还原到此版本”，系统会生成新分支“还原-年月日”，避免覆盖主干。

工作假设：每还原一次，云端会额外占用原文件 30% 空间；10 GB 免费额度可支撑约 300 次还原，企业版不限。

建议把“快照清单”导出为 Excel，字段包含日期、分支名、作者、还原原因，方便事后审计，也能提前发现“快照滥用”导致的额度告急。

跨平台差异：HarmonyOS NEXT 的小键盘陷阱

HarmonyOS NEXT 原生版 WPS 目前（2025.12）对“批注气泡”做了圆角裁切，导致批注字数 > 80 字时末尾被遮挡。临时方案：横屏或折叠屏展开即可显示全量。官方已在 2026 Q1 计划修复。

Linux 统信 UOS 版缺少“AI 批注总结”按钮，原因是本地 GPU 驱动未适配 7B 端侧模型。可手动切换到“云端推理”：设置→AI→强制云端。

经验性观察：在 UOS 使用“强制云端”后，AI 总结延迟增加约 2 秒，但准确率无下降；若内网禁用外联，则需等待 2026 本地容器方案。

不适用场景清单：别为了“酷”而用分支

• 日更 200 条的数据日报：实时协同痕迹足够，分支反增合并负担。
• 含动态链接的 Excel 预算表：分支合并会打断外部数据源，需重新授权。
• 需要 OFD 版式固化：分支状态下无法直接“套红”，得先定稿再转换。

判断标准：若文件生命周期 < 2 小时，或需每 10 分钟刷新一次数据，则优先用“实时痕迹”；反之，若文件需外部审计或法律留痕，再启用分支。

故障排查：当“接受修订”灰色显示

现象	最可能原因	验证步骤	处置
接受修订灰色	当前在分支预览模式	看顶部是否有“退出预览”按钮	点“退出预览”即恢复
批注框空白	显卡驱动冲突	切换至打印布局再切回	更新显卡驱动或关闭 GPU 加速
AI 总结超时	批注 > 3000 条	看进度条是否卡在 95%	先筛选“未解决”再总结

最佳实践 5 条：让审阅不再背锅

1. 任何对外合同先建分支再邀请法务，避免主干被意外锁定。
2. 批注前缀统一用“【模块+姓名】”，方便 AI 分类。
3. 截止期限前 24 小时关闭“可写”权限，仅留“批注”，防止最后一分钟大改。
4. 还原操作后务必通知全员，避免有人继续在老分支打字。
5. 每月导出“快照清单” Excel 做审计，字段：日期、分支名、还原次数、占用空间。

验证与观测：自己跑一遍性能基线

想量化协同延迟，可用内置命令：在 Windows 桌面按住 Ctrl+Shift+F1 调出“性能浮窗”，看 RTT 值。经验性结论：同省 100 Mbps 网络 RTT 40–60 ms；跨省 < 120 ms；移动 4G 在 150–220 ms。若 RTT 持续 > 300 ms，可断言弱网，建议切离线模式。

示例：在 500 人并发压测中，当 RTT 均值升至 350 ms，冲突率同步飙升到 1.8%；开启离线缓存后，RTT 阈值降回 90 ms，冲突率拉回 0.2%，与基线持平。

未来趋势：2026 版本可能带来什么

据官方路线图，2026.Q2 将上线“链上存证”插件，把分支哈希写入国内合规公链，用于法院举证；同时 AI Writer 4.0 计划支持“语音批注转文字修订”，在鸿蒙 NEXT 平板已看到 Demo。若你对数据主权要求极高，可等本地加密容器成熟后再全员推广。

收尾：一句话记住核心

WPS 多人协作审阅的精髓是“先分支、后合并、AI 扫尾”。只要守住权限分级、定期快照、不滥用分支三条底线，就能把“谁改了哪句话”这种扯皮活，压缩到 5 分钟以内。2026 年，WPS 会让银行、法院、学校都习惯“一份文件 2000 人同时改”，提前把流程跑顺，你的团队就已经领先一个版本。

案例研究：两个不同规模场景的落地实录

A. 50 人精品律所：股权收购协议 3 天 4 轮

做法：项目秘书建立主干后，按“法务-一审”“财务-二审”“客户-确认”创建 3 条分支，每分支仅 5–7 人拥有“可写”权限，其余为“仅批注”。

结果：72 小时内完成 4 轮迭代，冲突仅 6 处，全部在一键合并界面解决；相比 2024 版邮件往返，整体耗时下降 46%。

复盘：第三轮客户临时要求“匿名预览”被关闭，导致外部顾问无法查看，紧急开启“仅阅读”后延误 2 小时——教训：提前确认外部权限需求。

B. 1800 人央企：ESG 报告 7 部门 90 人并行

做法：EHS、财务、法务等 7 个部门各开子分支，采用“【部门】+姓名”批注前缀；AI 总结每日早 8 点推送到企业微信。

结果：10 万字报告从初稿到董事会定稿用时 11 天，比往年缩短 5 天；冲突率 0.15%，未出现“循环覆盖”。

复盘：因国密加密一键切换，合规部无需再手动加插件，节省约 40 人时；但 64 分支上限已用掉 58 个，2026 若扩容至 128 分支，可继续拓展到二级子公司。

监控与回滚：Runbook 速查

异常信号

RTT > 300 ms、冲突角标持续 15 秒不消失、AI 总结卡 95%、快照还原失败提示“空间不足”。

定位步骤

1. 先按 Ctrl+Shift+F1 记录 RTT 与丢包率；
2. 检查“协作→版本快照”是否 > 300 次，计算剩余空间；
3. 筛选批注总量是否 > 3000 条；
4. 查看是否启用“离线缓存”，若未启用且弱网，立即开启。

回退指令

快照回退：协作→版本快照→还原到此版本；分支回退：审阅分支→关闭并删除→选择“保留为只读快照”。

演练清单

每季度做一次“灾难演练”：随机删除 3 个段落→通知团队→计时 10 分钟内找回；记录 RTT、冲突率、找回耗时，纳入 IT 绩效考核。

FAQ：高频疑问 10 条

Q1：匿名预览链接能否延长？

结论：不可延长，只能重新生成。

背景：产品设计基于“最小权限”原则，7 天硬编码在后端，无法通过客户端修改。

Q2：Legacy Comment 升级到 AI 批注会丢格式？

结论：不会丢，但部分颜色高亮被重置为默认黄色。

背景：兼容工具仅映射核心字段，富文本样式走简化模板。

Q3：分支合并后还能再拆吗？

结论：可以，基于合并点再新建子分支即可。

背景：底层差异算法支持“链式分支”，不产生环形依赖。

Q4：快照占用空间如何清理？

结论：所有者手动删除“还原-年月日”分支，空间实时释放。

背景：云端采用写时复制，仅保留差异块，删除即回收。

Q5：国密加密后还能用 AI 总结？

结论：可以，但模型跑在本地加密容器，耗时增加 30%。

背景：端侧 7B 模型已做 SM4 指令集适配，无需上传明文。

Q6：最大 2000 并发是否包含只读？

结论：包含；仅阅读角色同样占用长连接。

背景：网关限流按 WebSocket 连接数计算，与权限无关。

Q7：为何移动端缺少“冲突一键合并”？

结论：屏幕尺寸限制，功能被折叠，预计 2026 全量放开。

背景：交互设计团队调研显示，90% 用户仍倾向桌面端处理冲突。

Q8：Excel 动态链接被打断怎么办？

结论：合并后需重新授权 OData 连接，目前无自动恢复。

背景：外部数据源令牌与分支快照绑定，合并即失效。

Q9：能否禁止他人再建子分支？

结论：所有者可在“权限面板”关闭“允许子分支”。

背景：开关默认开启，适合扁平审阅；关闭后仅所有者能创建。

Q10：Linux 版何时支持 GPU 加速 AI？

结论：官方 issue 显示优先级 P2，预计 2026.Q3。

背景：统信 UOS 驱动碎片化，需等国产 GPU 统一指令集发布。

术语表：15 条关键词

Review Branch

审阅分支，显式创建的可回退副本，首次出现于 2025.SP2。

Legacy Comment

2024 及更早版批注，升级后失去 AI 摘要能力。

国密加密

SM2/SM3/SM4 算法套件，2025.SP2 起一键切换。

RTT

往返时延，性能浮窗关键指标，>300 ms 定义为弱网。

离线缓存模式

本地队列写入，网络恢复后批量上传，减少冲突。

快照

只读时间点副本，占用约 30% 额外空间。

还原分支

以“还原-年月日”命名的新分支，避免覆盖主干。

三色角标

红=段落冲突，黄=格式冲突，蓝=批注重叠。

AI 容器

本地 7B 模型运行环境，支持国密指令集。

匿名预览

无需登录的只读链接，7 天后自动失效。

冲突一键合并

按时间戳默认胜出，可手动二次挑拣。

性能浮窗

快捷键 Ctrl+Shift+F1 调出的实时指标面板。

权限模板

移动端折叠菜单，可快速套用“仅批注”等角色。

链上存证

2026 计划功能，将分支哈希写入合规公链。

写时复制

快照技术，仅保存差异块，删除即释放空间。

风险与边界：明确不可用情形

• 分支合并后，Excel 外部 OData 连接需重新授权，无法自动恢复；
• OFD 套红需在定稿后转换，分支状态下直接导出会丢失红头定位；
• 匿名预览链接不满足证券、医药监管留痕，必须关闭；
• HarmonyOS NEXT 批注气泡 >80 字被裁切，需横屏临时解决；
• Linux 统信 UOS 暂缺 GPU 加速，AI 总结走云端，延迟 +2 s；
• 64 分支上限在百人群审场景可能不足，需等待 2026 扩容至 128。

替代方案：若需动态刷新或 OFD 固化，可先用实时痕迹完成高频协作，再手动建“终版分支”走法律流程；若对 GPU 加速敏感，可临时切回 Windows 桌面端完成 AI 总结。